Comment mettre en place une solution de gestion électronique de documents dans une entreprise à Aix en Provence ?
Votre entreprise située à Aix en Provence s’est développée, et vous souhaitez gagner du temps, de l’énergie et optimiser la gestion de vos documents et archives ? Vous vous demandez comment mettre en place une solution de gestion électronique de documents (GED) au sein de votre structure ?
Vous êtes sur la bonne page ! Buklin, société spécialisée dans la dématérialisation de documents près d’Aix en Provence, vous donne ses conseils !
1. Adaptez votre projet de gestion électronique de documents (GED) en fonction de votre entreprise !
Avant tout, il faut définir votre projet de GED en cernant les besoins de votre entreprise. Pour cela, vous allez déterminer :
- la quantité et la nature des documents concernés (devis et factures clients, contrats, fiches de paie…) ;
- le processus de stockage des documents (importation de fichiers, numérisation de documents papiers) ;
- le classement et l’indexation des fichiers ;
- la gestion des documents (droits d’accès, de modification, échanges entre utilisateurs, etc.).
Ainsi, l’environnement numérique et la gestion des flux des documents seront déterminants dans le choix de la GED.
Nous pouvons réaliser un audit au sein de votre entreprise, que vous soyez implanté à Aix en Provence ou partout ailleurs dans les Bouches du Rhône. Cela permettra de mettre en place une solution de GED parfaitement cohérente.
2. Mise en oeuvre de la solution de GED retenue au sein de votre entreprise à Aix en Provence
La mise en place de la gestion électronique des documents au sein de votre structure ne se limite pas à l’installation et au paramétrage du logiciel de GED choisi.
Il faut également prendre en considération plusieurs éléments :
- la formation de vos collaborateurs ou salariés au logiciel de GED et aux procédures ;
- l’acquisition et l’indexation des documents existants.
Une gestion électronique de documents efficace passe aussi par une indexation bien pensée de vos documents, grâce à des mots clés, métadescriptions, etc., choisis en fonction des requêtes de recherche les plus fréquentes dans votre entreprise.
Vous souhaitez davantage de renseignements pour savoir comment mettre en oeuvre une solution de GED pertinente au sein de votre entreprise à Aix en Provence ou ailleurs dans le 13 ?
N’hésitez pas à nous contacter ! Par téléphone ou via le formulaire sur cette page, nous serons heureux de vous renseigner !